Por que algumas Instâncias podem não solicitar Assinatura Eletrônica?

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A apresentação de documentos e solicitações eletrônicas à Administração Pública é cada vez mais comum, e um dos pontos críticos desse processo é a autenticação e imutabilidade dos dados. Em muitos casos, a assinatura eletrônica ou digital é solicitada para garantir a identidade do autor e a segurança dos documentos. No entanto, em certas situações, as instâncias podem não exigir uma assinatura eletrônica. Vamos explorar os motivos e quando isso pode ocorrer.

A Identificação do Autor

Quando um cidadão submete uma solicitação por via eletrônica, é essencial que a Administração Pública possa identificar de forma clara e segura quem está enviando o documento. O legislador italiano, através do Decreto Legislativo 03/07/2005, n. 82, art. 65, prevê quatro métodos para a apresentação válida de pedidos eletrônicos:

1. Assinatura com assinatura eletrônica ou digital qualificada.
2. Identificação do autor via CNS (Carta Nazionale dei Servizi) ou CIE (Carta d’Identità Elettronica).
3. Identificação do autor através de outros métodos, desde que permitam a verificação da identidade do solicitante.
4. Transmissão via PEC-ID (Posta Elettronica Certificata com Identificação).

Esses métodos têm em comum a capacidade de identificar o autor da instância, o que garante que a solicitação está sendo feita pela pessoa correta. Com o advento do SPID (Sistema Público de Identidade Digital), a identificação pode ser feita também por meio de CNS, CIE ou diretamente pelo SPID, garantindo uma autenticação confiável.

A Garantia da Imutabilidade dos Documentos

Além da identificação do autor, outro fator importante é assegurar que os documentos não sejam alterados após o envio. Quando se utilizam métodos como assinatura eletrônica, a imutabilidade dos documentos é garantida de forma mais direta. Mas, quando a assinatura eletrônica não é utilizada, a Administração Pública precisa recorrer a outros mecanismos para garantir a integridade do documento.

Uma dessas ferramentas é o registro de protocolo, que é regulamentado pelo Decreto Legislativo 03/07/2005, n. 82, art. 40-bis. O registro de protocolo assegura a integridade dos documentos recebidos por meio de:

• Registro da data de recebimento: Cada solicitação eletrônica é registrada com uma data de recebimento, garantindo que não seja possível modificar a documentação após sua entrada no sistema.
• Impressão de cada documento em formulário inalterável: Os dados dos documentos são armazenados em um formato que impede sua alteração.
• Assinatura do protocolo com referência temporal: A assinatura do protocolo confere validade legal e pode ser usada em eventuais disputas judiciais.

Esse processo confere ao registro de protocolo o status de ato público de fé privilegiada, o que significa que sua autenticidade é presumida até prova em contrário.

Quando é Aceitável Não Solicitar Assinatura Eletrônica?

Em certos casos, as Administrações Públicas podem optar por não exigir a assinatura eletrônica. No entanto, essa escolha deve ser feita com cuidado, principalmente em situações que possam gerar disputas ou litígios futuros. Em situações onde há menor risco de contestação, a simples identificação do autor pode ser suficiente. Algumas regras que devem ser seguidas incluem:

1. O autor do pedido deve ser o próprio solicitante: Não é aceitável que outra pessoa, mesmo que identificada eletronicamente, faça a solicitação em nome de alguém sem a devida autorização.
2. O pedido deve ser atribuído a uma única pessoa: Se os documentos ou formulários anexos forem de outra pessoa que não o solicitante, esses documentos devem ser assinados eletronicamente.

Além disso, muitas solicitações administrativas envolvem declarações que, em caso de falsidade, podem levar a consequências legais. Portanto, garantir a autenticidade dessas declarações é fundamental para evitar futuros problemas judiciais.

A assinatura eletrônica é uma ferramenta poderosa para garantir a autenticidade e integridade dos documentos enviados eletronicamente à Administração Pública. No entanto, em algumas situações, pode-se optar por não solicitá-la, desde que outros métodos seguros de identificação e imutabilidade dos documentos sejam implementados, como o registro de protocolo. É fundamental que, ao lidar com solicitações sensíveis ou com potencial de litígio, a assinatura eletrônica seja exigida para proteger tanto o cidadão quanto a Administração Pública.