Legalização de Documentos: Passo a Passo e Dicas Importantes

RESUMO

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Quando se trata de apresentar um ato ou documento que requer legalização, não há requisitos específicos obrigatórios. Na verdade, tanto o interessado quanto outra pessoa, como um tradutor que você contratou para a fase de tradução, podem realizar esse processo.

A autoridade responsável pela legalização de uma escritura ou documento varia conforme a situação específica. Abaixo, explicarei de forma clara e esquemática, incluindo alguns exemplos concretos.

Legalização e Apostilamento: Entenda as Diferenças e Como Funcionam na Itália

Quando se trata de validar documentos para uso internacional, dois termos frequentemente aparecem: legalização e apostilamento. Embora ambos tenham o objetivo de autenticar documentos, eles são distintos em seus processos e aplicações.

O Que É Legalização?

A legalização é um procedimento pelo qual a autenticidade de uma assinatura e o selo de um documento são confirmados por uma autoridade competente. Esse processo é necessário quando um documento deve ser apresentado em um país que não é signatário da Convenção de Haia de 1961.

Como Funciona a Legalização na Itália?

Na Itália, a legalização é realizada por autoridades específicas, como prefeituras ou o Ministério Público. Para legalizar um documento, o interessado deve apresentar o documento original junto com uma cópia, que será verificada. Após a verificação, a autoridade aplica um selo de legalização, atestando a autenticidade da assinatura do signatário.

Exemplo de Uso: Se você precisa apresentar um documento italiano em um país que não aceita o apostilamento, deverá solicitar a legalização desse documento.

O Que É Apostilamento?

O apostilamento é um processo simplificado que valida documentos para uso em países que são signatários da Convenção de Haia. Esse procedimento elimina a necessidade de legalização adicional, permitindo que os documentos apostilados sejam aceitos diretamente nos países membros da convenção.

Como Funciona o Apostilamento na Itália?

Na Itália, o apostilamento é feito por autoridades designadas, como cartórios ou tribunais. Para apostilar um documento, o interessado deve apresentar o documento original, que será verificado. Uma vez autenticado, uma apostila é anexada ao documento, confirmando sua validade para uso internacional.

Exemplo de Uso: Se você possui um documento italiano que precisa ser apresentado em um país que faz parte da Convenção de Haia, pode solicitar o apostilamento desse documento.

Principais Diferenças Entre Legalização e Apostilamento

Escopo de Aplicação:
- Legalização: Necessária para países que não são signatários da Convenção de Haia.
- Apostilamento: Utilizado para países que são signatários da Convenção de Haia.
Autoridades Competentes:
- Legalização: Realizada por prefeituras ou Ministério Público.
- Apostilamento: Realizado por cartórios ou tribunais designados.

Documentos Italianos a serem Apresentados no Exterior

De acordo com o artigo 33, parágrafo 1, do Decreto Presidencial 445/2000, as assinaturas em documentos elaborados na Itália e que serão válidos no exterior devem ser legalizadas pelos órgãos centrais ou periféricos competentes do Ministério do Exterior ou por outras autoridades delegadas.

Na Itália, a legalização é exigida pela delegação do Ministro de Assuntos Exteriores da prefeitura onde o documento foi emitido, caso se trate de um documento administrativo, como certidões emitidas por entidades públicas (como o comune), órgãos de saúde ou instituições educacionais. Por exemplo, para legalizar um certificado de estado civil emitido pela Prefeitura de Ravenna, é necessário dirigir-se exclusivamente à Prefeitura de Ravenna.

Caso o documento a ser legalizado seja um ato judicial ou notarial (como uma certidão de antecedentes criminais ou documentos lavrados por notários e funcionários judiciais), a responsabilidade pela legalização recai sobre o Ministério Público, especificamente o Escritório de Legalização e Apostila, no tribunal onde o documento foi emitido. Assim, a assinatura de um notário em Ravenna só pode ser legalizada pelo Ministério Público do Tribunal de Ravenna.

Se você precisa apresentar um certificado de estado civil (como uma certidão de nascimento ou casamento) ou um certificado de conclusão de curso no exterior, deve solicitar a legalização do certificado original com assinatura autêntica à Prefeitura da mesma cidade onde foi emitido. Para notificar um decreto de penhora emitido pelo Tribunal de Ravenna, por exemplo, é necessário primeiro legalizar a assinatura do juiz que emitiu o decreto no Ministério Público daquele tribunal.

A legalização da assinatura é uma formalidade que deve ser cumprida antes da fase de tradução, pois o carimbo que legaliza a assinatura do signatário também precisa ser traduzido.

Uma vez obtida a legalização do documento, você poderá procurar um tradutor juramentado na língua do país de destino.

Documentos Estrangeiros a serem Apresentados na Itália

Para documentos emitidos no exterior que devem ser apresentados à administração pública italiana, o artigo 33, parágrafo 2, do Decreto Presidencial 445/2000 estabelece que as assinaturas devem ser legalizadas pelas representações diplomáticas ou consulados italianos no exterior.

Isso significa que, se você é um cidadão estrangeiro e deseja fazer valer na Itália uma certidão de estado civil proveniente do seu país de origem ou de residência, o documento emitido pela autoridade estrangeira deve ser primeiro legalizado pelo governo do país em questão (como pelo Escritório do Governo ou Ministério das Relações Exteriores) e, em seguida, deve ser autenticado pelo Consulado ou Embaixada Italiana.

A legalização deve ser aplicada no texto original em língua estrangeira antes que o tradutor faça a tradução para o italiano e a certifique. Assim, a tradução também incluirá a legalização da assinatura.

Caso o documento em língua estrangeira tenha sido emitido por uma representação diplomática ou consular estrangeira na Itália, a assinatura é legalizada pela Prefeitura na jurisdição onde se encontra a autoridade estrangeira.

Tempos e Custos da Legalização

Os tempos necessários para obter a legalização de uma assinatura variam de cidade para cidade. Por exemplo, na Procuradoria da República do Tribunal de Ravenna, o processo pode levar cerca de dois a três dias a partir da data de entrega do documento a ser legalizado.

Atualmente, a única taxa aplicada é para documentos emitidos por uma representação diplomática ou consular estrangeira presente na Itália, que devem ser válidos em nosso país. Esses documentos estão sujeitos a uma taxa fixa de 16,00 euros. Entenda o que é Marca da Bollo.

O imposto de selo para a legalização de assinatura também deve ser pago quando o documento a ser legalizado já estiver carimbado.

Casos de Isenção da Legalização

Conforme estabelecido no parágrafo 5º, do artigo 33 do Decreto Presidencial 445/2000, a escritura ou documento fica isento da obrigação de legalização quando há acordos bilaterais ou internacionais que preveem isenção para tipos específicos de documentos. Os principais acordos são:

Convenção de Haia de 5 de outubro de 1961: Nos países que assinaram e ratificaram esta convenção, a legalização de atos públicos estrangeiros é simplificada por meio da apostila, que é um selo especial conforme o modelo da convenção. A apostila deve ser aplicada ao documento pela autoridade competente do país de origem.
Convenção de Bruxelas de 25 de maio de 1987: Esta convenção elimina a necessidade de legalização ou qualquer formalidade equivalente, como a apostila, entre a Bélgica, Dinamarca, França, Irlanda, Itália, Letônia e Estônia.
Convenção de Viena de 8 de setembro de 1976: Permite a apresentação de extratos multilíngues que comprovam dados como nascimento, casamento e óbito, sem a necessidade de tradução.
Convenção Europeia de Londres, de 7 de junho de 1968: Supressão da necessidade de legalização para atos e documentos elaborados por embaixadas ou consulados dos países aderentes.
Regulamento (UE) 2016/1191 de 16.02.2019: Estabelece a isenção da legalização e da apostila para documentos públicos entre todos os estados membros da UE, introduzindo também módulos padrão multilíngues para evitar problemas de tradução.

Conclusão

Em suma, a legalização de assinatura é um processo essencial que varia dependendo do tipo de documento e da jurisdição. É fundamental estar ciente dos passos necessários e das autoridades competentes para garantir que seus documentos sejam aceitos tanto no exterior quanto na Itália. Se você precisa realizar a legalização ou o apostilamento de documentos na Itália, é essencial entender as diferenças entre esses processos para garantir que seus documentos sejam aceitos no país de destino. Para facilitar esse processo e evitar contratempos, conte com a La Via Italia. Nossa equipe especializada está pronta para orientá-lo e assegurar que sua documentação esteja em conformidade com todas as exigências necessárias. Não hesite em nos contatar para obter mais informações e serviços personalizados!

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